私は普段から時間管理に苦労していました。
毎日のタスクをこなすことに追われ、
なかなか時間を有効活用することができませんでした。
そこで、インターネットで検索して
時間管理に役立つ情報を集めることにしました。
最初は、シンプルなToDoリストや
カレンダーの使い方を調べていましたが、
あまり効果を感じることができませんでした。
そこで、時間管理のプロが使っているという
「タイムバケット」という手法に出会いました。
初めて聞く言葉であったため、
何度も検索し、多くの記事を読み漁りました。
タイムバケットを使った時間管理方法について、
徹底的に解説されている記事を発見することができました。
その記事では、タイムバケットの基本的な使い方から、
具体的な成功事例やストレス軽減効果まで詳しく解説されていました。
私はその記事を読み、タイムバケットを使った時間管理方法を実践することにしました。その結果、私は日々のタスクを効率的にこなすことができ、ストレスも軽減されるようになりました。私にとって、タイムバケットは時間管理において非常に有効な手法であり、今でも活用しています。
現代社会において、スマートフォンやパソコンなどが日常生活に欠かせなくなり、1日の中での時間の使い方が問題視されるようになっています。そのため、多くの人が時間管理に悩んでいる状況にあります。
本記事ではタイムバケットという時間管理方法について紹介し、その効果や作り方、ポイント、活用アイデア、成功事例、ストレス軽減効果、メリット・デメリット、時間管理の改善方法などを解説します。
本記事を読むことで、より効率的な時間管理ができるようになります。効率的に時間を使い、ストレスを軽減することができるようになるでしょう。
＼この記事はこんな人にオススメ／
・多忙であるが、タスクを優先順位に従ってこなしていきたい人
・時間が不足しているため、無駄な時間を省きたい人
・意思決定が苦手で、自分で決めた優先順位に従うことができない人
・ストレスが多く、時間管理による心理的な安定感を得たい人
・定期的に繰り返すタスクが多く、効率的に処理したい人
タイムバケットとは「時間を管理する手法の１つ」
タイムバケットとは、時間を管理する手法の一つで、一定期間を複数の「バケット（箱）」に分け、その中で何に時間を使うかを決めることで、効率的な時間の使い方を促す手法です。
タイムバケットの概要
タイムバケットは、主に仕事やプライベートなど、様々な場面で活用されます。一定期間を決めて、その中で何に時間を使うかを決めることで、無駄な時間を減らし、効率的に作業を進めることができます。また、タイムバケットは、締め切りや目標の設定などにも役立ちます。
タイムバケットの歴史
タイムバケットの起源ははっきりとしていませんが、フランクリン・プランナーという手帳のメーカーが、1984年に「優先順位を決める手法」としてタイムバケットを提唱しました。以来、ビジネスパーソンの間で広く普及し、現在ではプライベートでも利用されるようになっています。また、最近ではタイムマネジメントアプリや、スケジュール管理ツールなどでもタイムバケットが採用されるようになってきています。
タイムバケットのメリットとデメリット
タイムバケットのメリット
タイムバケットは、多くのメリットを持っています。以下に、タイムバケットのメリットについて説明します。
タスクに対する集中力の向上
タイムバケットを使うことで、自分が何に時間を使っているかを明確にすることができます。そのため、作業に集中することができ、生産性が上がります。例えば、メールのチェックやSNSの確認など、作業とは関係のないことに時間を取られることが少なくなります。
タスクの優先順位を明確にすることができる
タイムバケットを使うことで、タスクの優先順位を明確にすることができます。一定期間をバケットに分けることで、締め切りのある仕事や、重要なタスクを先に行うことができます。また、細かいタスクをまとめることで、時間の使い方が明確になり、作業を効率的に進めることができます。
焦りやストレスを軽減することができる
タイムバケットを使うことで、タスクに取り組む時間を決めることができます。そのため、一定期間内でタスクをこなすことができると、焦りやストレスを軽減することができます。また、時間をうまく使えたという達成感が得られるため、モチベーションが上がります。
タイムバケットのデメリット
タイムバケットは、多くのメリットを持つが、いくつかのデメリットも存在します。以下に、タイムバケットのデメリットについて説明します。
柔軟性に欠ける
タイムバケットは、あらかじめ予定したタスクを厳格なスケジュールに従ってこなすため、突発的な予定の変更に対応しにくいというデメリットがあります。そのため、予定外のイベントやタスクが発生した場合、スケジュールが狂ってしまう可能性があります。
予期せぬイベントへの対応が難しい
タイムバケットを用いたスケジュールは、あくまであらかじめ予定したものであるため、予期せぬイベントやタスクが発生した場合、スケジュールを変更することが難しいです。そのため、予期せぬ出来事に対応するために、柔軟なスケジュール管理が必要になる場合があります。
タスクをこなすことに集中しすぎて、目的を見失うことがある
タイムバケットは、あらかじめ決めたタスクに集中して取り組むことができるというメリットがあります。しかし、その反面、タスクにこだわりすぎて、本来の目的や大局を見失ってしまうことがあるのも事実です。また、時間に追われていることがストレスとなり、タスクの品質が低下することもあります。
タイムバケットの作り方
タイムバケットを作るためには、以下の手順を実行することが必要です。
タイムバケットを作る前に、何を達成したいのか、何が目的なのかを明確にする必要があります。目標を設定することで、自分が何をすべきか、何に時間を割くべきかを見極めることができます。
目標を設定したら、その目標を達成するために必要なタスクを洗い出します。タスクは細かく分割し、一つ一つのタスクがどのくらいの時間がかかるかを見積もります。
洗い出したタスクを優先順位に従って並べます。重要度や緊急度、やるべきことの種類など、様々な観点から優先順位をつけることができます。
優先順位に従って並べたタスクを、時間単位でスケジュールすることで、タイムバケットを作成します。タイムバケットは、スケジュール帳やカレンダー、タスク管理アプリなど、自分が使いやすいものを選びます。
タイムバケットを作成したら、その通りに実行することが重要です。タイムバケットに書いたタスクを時間通りにこなし、次のタスクに移ることで、目標達成に近づくことができます。しかし、タイムバケットが予定通りに進まなかった場合は、柔軟に対応することも大切です。
タイムバケットがもたらす効果
タイムバケットを導入することで、以下のような効果が期待できます。
- タスクの効率化
タイムバケットによって、タスクを時間枠に割り当てることができます。そのため、タスクにかける時間を明確に設定し、集中力を高めることができます。また、タスクの優先順位を考え、最も重要なタスクに時間を割くことができます。
- ストレスの軽減
タイムバケットを導入することで、タスクに取り掛かる前に「何をいつまでにやるか」を決めることができます。そのため、タスクに取り掛かる前の不安やストレスを軽減することができます。また、タスクに集中することで、余計なことを考えずに済むため、ストレスを軽減することができます。
- やり遂げた達成感
タイムバケットによって、タスクを完了することができる時間枠が明確になります。そのため、タスクを完了した際に、達成感を得ることができます。また、達成感を得ることで、モチベーションが上がり、次のタスクに取り掛かることができます。
タイムバケットの成功事例
タイムバケットは、様々な場面で活用されています。例えば、ビジネスや学習、家事など、タスクをこなす必要がある場面で使用することができます。以下では、実際にタイムバケットを活用して成功を収めた事例を紹介します。
例1：早稲田大学の学生がタイムバケットで学習効率を向上させた
早稲田大学の学生が、タイムバケットを使って学習効率を向上させた事例があります。彼女は、まずタスクを洗い出し、優先順位に従って並べました。その上で、1日のスケジュールをタイムバケットに落とし込み、1つのタスクにつき1つの時間枠を設けました。結果、タスクに集中することができ、学習効率が向上したと報告されています。
例2：有名プロゲーマーがタイムバケットでゲーム時間を管理
有名プロゲーマーのひとりであるDaigo Umehara氏は、タイムバケットを使ってゲーム時間を管理しています。彼は、タイムバケットを使って、ゲーム時間以外の時間を確保し、運動や勉強など、多様な活動をするようになったと話しています。
例3：SNSマーケティング会社がタイムバケットを導入し業務効率化
あるSNSマーケティング会社では、社員の業務効率化のために、タイムバケットを導入しました。社員は、タスクを優先順位に従って並べ、1日のスケジュールをタイムバケットに落とし込むことで、効率的に業務をこなすことができました。
タイムバケットを使った有名人の事例紹介
有名人の中にも、タイムバケットを使って効率的に仕事をこなす人がいます。
例1：田中将大投手がタイムバケットでトレーニングを管理
田中将大投手は、タイムバケットを使ってトレーニングの管理を行っています。彼は、スケジュールをタイムバケットに落とし込み、トレーニングに必要な時間を確保することで、効率的にトレーニングをしています。
例２：元アメリカ大統領のバラク・オバマ氏はタイムバケットを使用し仕事を円滑に進める
元アメリカ大統領のバラク・オバマ氏は、毎朝10分間の「ポッドキャスト収録タイム」を設けています。この10分間に自身が発信するメッセージや話題を決めておき、時間内に収録を終わらせることで、スムーズに仕事を進めることができるそうです。
例３：実業家のイーロン・マスク氏は5分単位でスケジュール管理しタスクをこなす
実業家のイーロン・マスク氏もタイムバケットを活用しています。マスク氏は、1日を5分単位でスケジュール管理をし、自身が担当するタスクに時間を割り当てています。このようにして、自身のタスクを効率的にこなし、多忙なスケジュールをこなしています。
タイムバケットは有名人の中でも活用され、効率的に仕事をこなすために役立っていることがわかります。
タイムバケットの失敗事例
タイムバケットとは、時間を単位としてタスクを管理する手法です。しかし、タイムバケットを用いたタスク管理においては、失敗する要因が存在します。以下にその失敗要因と、それによって引き起こされる失敗例を紹介します。
タイムバケットを失敗させる要因
タイムバケットを失敗させる要因は、大きく3つあります。
これらの要因が重なった場合には、タイムバケットの失敗がより顕著に現れることがあります。
目標が明確でない場合の失敗例
目標が明確でない場合には、タイムバケットを達成するために必要なタスクやスケジュールが明確にならず、目標達成に必要なタスクを設定することができません。そのため、スケジュール通りにタスクをこなすことができず、計画が狂ってしまうことがあります。
例えば、研究プロジェクトにおいて、目的が「研究を進めること」だけで、具体的な目標や期日が設定されていない場合には、スケジュールを立てても実行できないことがあります。
私の経験上、期日の設定は達成感がありモチベーションアップにも繋がります。
タスクを過剰に設定した場合の失敗例
タスクを過剰に設定する場合には、スケジュール通りにこなすことができなくなります。タスクが多すぎるために、どのタスクを優先してこなすべきかが分からなくなり、計画が狂ってしまうことがあります。
例えば、1日に10個のタスクをこなそうとした場合、それらを全てこなすことは難しいです。
タスクが大量にあると頭の中で整理しきれなくなり、１つのタスクに集中できなくなり作業効率が下がってしまいます。
予期せぬイベントが起きた場合の失敗例
予期せぬイベントが起きた場合には、計画が狂ってしまうことがあります。
例えば、突然の会議やアポイントメントが入った場合、スケジュールが狂ってししまい、予定していたタスクをこなせなくなることがでてきます。また、緊急のタスクが発生した場合にも、計画が狂ってしまうことがあります。
例えば、重要な顧客からの問い合わせや、突然のトラブルに対応する必要がある場合には、予定していたタスクを後回しにすることが必要になる。
私の仕事は海外のトラブル対応なので、突然のトラブル対応が多くあります。この対処方法として１日のスケジュール管理の１部にトラブル対応のタスクを１つ入れておくことで、心にゆとりが持て円滑に業務に取り組めるようになります。
トラブル対応用のタスクを事前に設けておくことが大事です。
これらの失敗例から分かるように、タイムバケットを適切に使うためには、目標を明確にし、適切なタスク数を設定し、予期せぬイベントに備えることが重要です。また、計画が狂った場合には、柔軟に対応し、優先度の高いタスクを先にこなすことが必要です。
適切にタイムバケットを使うことで、スケジュール通りにタスクをこなし、効率的に時間を使うことができるようになります。
タイムバケットに適したツールやアプリ
タイムバケットとは、時間を管理する手法の一つで、限られた時間の中でやるべきことを分割し、優先順位をつけて行う方法です。このタイムバケットをより効率的に活用するためには、ツールやアプリを利用することがおすすめです。以下に、タイムバケットに適したツールやアプリを紹介します。
タイムバケットを作成するためには、スケジュールを管理できるツールやアプリを利用すると便利です。
カレンダーアプリやタスク管理アプリの利用
カレンダーアプリは、日々のスケジュールを管理するために最適なツールです。また、タスク管理アプリを利用することで、ToDoリストを作成し、それぞれのタスクに優先順位をつけることができるようになります。これらのアプリを組み合わせて、タイムバケットを作成することができます。
＜カレンダーアプリ＞
| アプリ名 | 特徴 | ダウンロードURL |
|---|---|---|
| Googleカレンダー | Googleが提供するカレンダーアプリ。 スマートフォンやパソコンで同期して使用でき、 グループカレンダー機能や予定の共有も可能。 | Android版 / iOS版 |
| Fantastical | MacおよびiPhone/iPad用のカレンダーアプリ。 自然言語処理機能を備え、直感的に予定を入力できる。 | iOS版 |
| Outlookカレンダー | Microsoftが提供するカレンダーアプリ。 Outlookメールアドレスと連携して使用でき、 ビジネスシーンでの利用にも向いている。 | Android版 / iOS版 |
注意：ダウンロードURLは2023年3月時点のものであり、今後変更される可能性があります。
＜タスク管理アプリ＞
| アプリ名 | 特徴 | ダウンロードURL |
|---|---|---|
| Evernote | タスク管理機能を備えたノートアプリ。 タスクにタグを付けたり、期限を設定したりすることができる。 スマートフォンやパソコンで使用できる。 | Android版 / iOS版 |
| Any.do | タスクをリスト形式で管理するアプリ。 音声入力機能やSiriとの連携も可能。 スマートフォンでの利用が主流で、スマートウォッチにも対応している。 | Android版 / iOS版 |
| ToDoist | スマートフォンやパソコンで使用できるタスク管理アプリ。 プロジェクトごとにタスクを分類し、優先度や期限を設定できる。 ノートアプリとの連携も可能。 | Android版 / iOS版 |
注意：ダウンロードURLは2023年3月時点のものであり、今後変更される可能性があります。
スプレッドシートソフトの活用
スプレッドシートソフト（ExcelやGoogleスプレッドシート）を活用することも簡単にできます。スプレッドシートに、タスクを列挙し、期限を設定することで、タイムバケットを作成することができます。また、タスクの優先順位をつけることで、効率的にタスクをこなすことができるようになります。
セル１マスを１つのタスクとして管理します。
タイムバケットを実行するためのツール
タイムバケットを作成したら、実際にタスクをこなすためには、タイマーアプリやポモドーロテクニックを取り入れたアプリが役立ちます。
タイマーアプリの利用
タイマーアプリを利用することで、タスクごとに時間を設定し、時間内にタスクを完了するように意識することができます。また、時間を計測することで、タスクにかかる時間を正確に把握することができるため、次回のタイムバケット作成時に役立てることができます。
ポモドーロテクニックを取り入れるアプリ
ポモドーロテクニックは、25分間の作業と5分間の休憩を繰り返すことで集中力を高め、生産性を向上させる方法です。ポモドーロテクニックを取り入れたアプリを使用することで、自動的にタイマーを設定して25分間の作業と5分間の休憩を交互に行うことができます。また、ポモドーロテクニックを実践することで、長時間の作業による疲れやストレスを軽減することができます。
＜タイマー機能があるタスク管理アプリ＞
| アプリ名 | 特徴 | ダウンロードURL |
|---|---|---|
| Forest | ポモドーロテクニックに基づいたタイマーアプリ。 タイマーをセットすると、植物の成長が進み、 タイマーが途中で止まると成長がストップする仕組みになっている。 スマートフォンでの利用が主流。 | Android版 / iOS版 |
| TaskChute | タスクを1つ1つ時間単位で管理することができます。 タスクごとに予想所要時間を設定し、 実際にかかった時間と比較することで、 時間の使い方を客観的に把握することができます。 | Android版 / iOS版 |
| Focus To-Do | タスクを設定して、ポモドーロタイマーとして使用できる。 タスクに関するメモやチェックリストを作成でき、 カレンダーにタスクを表示できる。 タスク管理機能やポモドーロテクニックに基づいた タイマー機能などがあるタスク管理アプリ。 | Android版 / iOS版 |
さらに、一部のタイマーアプリは、タスクの進捗状況を視覚的に表示する機能を持っています。これにより、タスクを終えるまでの時間や残り時間がひと目でわかり、モチベーションを維持することができます。
いずれのツールを選ぶにしても、タイムバケットを実践するためには、時間の設定や休憩時間の調整、進捗管理などが必要です。慣れるまでは少し手間がかかるかもしれませんが、継続することで生産性の向上やタスクの効率化につながるので、ぜひ取り入れてみてください。
まとめ｜タイムバケットは時間管理手法の１つ
タイムバケットは、時間管理を効率的に行うための手法の一つです。私が社会人になってから、仕事やプライベートの時間を上手く使い分けることが大切だと感じ、タイムバケットを導入しました。
タイムバケットとは、時間をいくつかのカテゴリーに分け、それぞれに設定した時間枠にタスクを割り当てる手法です。例えば、仕事、家事、趣味などのカテゴリーに分け、各カテゴリーに割り当てる時間枠を決めます。
私は、毎朝、その日のスケジュールを紙に書き出して、タイムバケットで管理するようにしました。書き出したスケジュールには、各カテゴリーごとに割り当てた時間枠が明記されていました。この方法を取り入れたことで、一日の予定が明確になり、どのタスクを優先してやるべきかがわかりました。
また、タイムバケットを使うことで、時間の有効活用ができるようになり、効率的に仕事を進めることができました。さらに、仕事やプライベートのタスクが分かりやすくなったことで、ストレスを感じることが減りました。
私のようにタイムバケットを使って時間管理を行うことで、時間の浪費を減らし、生産性を上げることができます。さらに、明確なスケジュールによってストレスも軽減されます。是非、タイムバケットを使って効率的な時間管理をしてみてください。
以上です。